digitalaktiv Home2018-10-15T11:35:08+00:00

Trends und Technologien bei der Digitalisierung im Büro – was will der Gesetzgeber?

Der Gesetzgeber verlangt vom Unternehmer zunehmend mehr
»Protokollierung« und »Digitalisierung« der Prozesse.
Stichwort: Tax-Compliance-Management-System (IKS) oder GoBD.
Das ganze Unternehmen ist involviert – nicht nur die Buchhaltung!

Neue gesetzliche Regeln zum Vorteil nutzen!

Als Unternehmer kennt man seine Kernaufgaben und seine Herausforderungen. Einige gab es schon seit eh und je: Kunden finden. Lieferanten auswählen. Den Markt beobachten. Trends erkennen. Produkte und Leistungen aktuell halten und den Wettbewerb im Auge haben.

Zur Bewältigung müssen Sie zunehmend auf immer spezialisiertere Anwendungsprogramme setzen und die »Tools« werden immer mehr. Immer mehr wird digital kommuniziert und auch gespeichert. Ohne E-Mail geht gar nichts mehr.

Da aber nun Dokumente digital verschickt werden und manchmal gar nicht mehr in der Papierablage landen, mussten die Gesetze angepasst werden.

Neue Gesetze regeln, was digital geht und was nicht. Jedes Unternehmen ist anders strukturiert und muss auf die neuen Herausforderungen adäquat reagieren. Was im einem Fall durchaus praktikabel ist, stellt sich in einem anderen Unternehmen als unmöglich dar.

Das Ziel des Gesetzgebers: die Digitalisierung mit Regeln begleiten, die das Zusammenarbeiten erleichtern und sicherer machen und Anstoß geben für jeden, sich damit auseinanderzusetzen.

Nur eines ist sicher: Der digitale Zug hat sich schon längst in Bewegung gesetzt und wird zunehmend schneller – wer jetzt zu spät reagiert, wird nicht mehr aufspringen können. Gestalten Sie aktiv Ihre digitale Zukunft. Jetzt.

Die DokumentenManager helfen dabei,
das Thema strukturiert und in Ruhe anzugehen.
Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen gang­bare Wege auf.

GoBD / DSGVO / IKS
Gesetze & Vorgaben, die jedes Unternehmen betreffen.

Was sind die GoBD?

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Die GoBD sind seit dem 1. Januar 2015 in Kraft und betrifft seitdem die Großzahl der deutschen Unternehmen.
Anforderungen des Gesetzgebers:
Was digital, ist muss digital bleiben: sicher aufbewahrt und im schnellen Zugriff sein.Eine digital erstellte und versandte Ausgangsrechnung muss auch digital archiviert werden.

Eine digital erstellte und versandte Ausgangsrechnung muss auch digital archiviert werden.

Eine digitale Eingangsrechnung muss als solche digital archiviert werden. Ein Ausdruck der Rechnung zählt nicht als Beleg.

Man darf digitale Eingangsrechnungen zu Bearbeitungszwecken ausdrucken und Notizen darauf machen. Zum Schluss muss aber der bearbeitete Beleg wieder gescannt und dem ursprünglichen Original zugeordnet werden.

Die Grundsätze gelten für alle digitalen Belege (auch für E-Mails): Echtheit der Herkunft der Rechnungen, Unversehrtheit ihres Inhaltes, Lesbarkeit während des Aufbewahrungszeitraums, Unveränderbarkeit des Inhalts, unveränderbarer eindeutiger Index zur Suche im Rahmen eines Datenbanksystems.

Was regelt die DSGVO?

Die Datenschutz Grundverordnung (EU-DSGVO) wurde von der EU erlassen und regelt den Schutz personenbezogener Daten in den EU-Mitgliedstaaten und wird zum 25. Mai 2018 verbindlich.

Damit muss das Bundesdatenschutzgesetz BDSG angepasst werden. Da in archivierten Dokumenten personenbezogene Daten gespeichert werden, betrifft die DSGVO auch diesen Bereich.

Anforderungen des Gesetzgebers:
Der Verarbeiter von personenbezogenen Daten muss diese in besonderem Maße schützen und Informationen über die Art der Speicherung, die Verwendung der Daten und den Umfang der gespeicherten Daten erteilen.

Die Speicherung personenbezogener Daten benötigt eine Genehmigung.

Personenbezogene Daten müssen geschützt werden und dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sie zur Bearbeitung oder zur Erfüllung gesetzlicher Vorschriften nötig sind.

Der Auftragsdatennehmer muss Auskunft erteilen können, wie er welche Daten gespeichert und geschützt hat. Der Auftragsdatennehmer muss Auskunft erteilen können, wie er welche Daten gespeichert und geschützt hat. Der Datenurheber hat ein umfassendes Recht auf Auskunft über die gespeicherten Daten und Löschung seiner Daten.

Der Datenverarbeiter muss Prozesse einrichten, die die Speicherung regeln und Daten schützen. Er muss dokumentieren, ob eine Genehmigung vorliegt und wie er die Daten verarbeitet.

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