Statt heute »dran denken müssen« – morgen Büro-Automatisierung!
Wir scannen täglich Dokumente ein und legen sie als PDF ab.
Natürlich sind wir damit bereits jetzt digital unterwegs.
Aber es gibt viele Insellösungen,
wichtige Dokumente sind nicht richtig miteinander verbunden.
Papierdokumente durch digitale Dokumente zu ersetzen ist nicht Digitalisierung!
Realität in vielen Unternehmen: Notwendige Dokumente und Informationen werden heute nach wie vor manuell, letztendlich genauso wie früher Papierdokumente, bearbeitet. Der Weg zwischen den Abteilungen und den Anwendungen ist geprägt von »dran denken« und veranlassen müssen. Was in der Produktion längst automatisiert werden musste, ist im Büro noch nicht angekommen: Prozesse – eine erledigte Arbeit stößt automatisch die nächste Aufgabe an.
Und genau das ist der Vorteil von Digitalisierung und macht den Unterschied zu herkömmlichen Arbeitsweisen.
Typischer Arbeitsablauf in vielen Unternehmen – heute:
- 7 Ablagevorgänge für Papierdokumente
- 7 Ablageorte verteilt auf 3 Abteilungen
- Speicherung von Dateien in 3 Anwendungsprogrammen
- 5 Digitale Speichervorgänge
Was bedeutet das für die tägliche Arbeit:
- Informationen sind im ganzen Unternehmen verteilt.
- Lästiges Suchen ist nötig – Zeit geht verloren.
- Immer Unsicherheit, was wo wie abgelegt / gespeichert werden soll.
- Fehler kommen vor.
- Dokumente suchen führt zu Rückfragen bei Kollegen.
- Kunden müssen auf Antworten warten.
- Die Weitergabe und Speicherung hängt oft vom persönlichen »dran denken« ab.
Digitalisierung automatisiert Prozesse im Büro.
So spart man Zeit und Nerven: Werden Abläufe erst einmal automatisiert, dann ist klar geregelt, wer was wann veranlasst. Lästige Routine nimmt das Programm ab. Entscheidungen können sicherer getroffen werden, weil die Informationen gleichzeitig vorliegen. Dokumente, egal, ob analog oder digital, werden letztendlich in das Programm integriert und stehen allen zur Verfügung, die sie benötigen. Egal, an welchem Ort.
Das Ergebnis am Ende der digitalaktiv-Bürooptimierung:
- Ein Ablageort für alle Dateien
- Schnelle Suche über alle Belegarten
- Jeder hat sofort Zugriff, wenn berechtigt
- Ablage erfolgt »zwingend« und automatisch beim Sannen oder Drucken / Versenden.
Die Vorteile für das Unternehmen:
- 100 % Zeit beim Ablegen gespart
- 98 % der Arbeit beim Suchen gespart
- Keine Diskussion wegen fehlender Belege
- Abläufe sind fest geregelt, nichts kann vergessen werden
Die Vorteile der digitalaktiven Büro-Automatisierung
Antworten schneller finden. Notwendige Dokumente per Klick sofort da. Langes Suchen entfällt.
»Der größte Effekt: Schluss mit der Sucherei!«
»Die richtige Information zur rechten Zeit.«
»Endlich Schluss mit dran denken müssen.«
»Alles dort verfügbar, wo es gebraucht wird.«
»Gemeinsam arbeiten, ohne ständig zu kopieren.«
»GoBD, DSVGO, TMG, BDSG – alles konform!«
»Beruhigt dem Tagesgeschäft widmen!«