digitalaktiv durchstarten2018-10-15T11:58:22+00:00

Wie starte ich »digitalaktiv« in die Zukunft?
Was brauche ich eigentlich dazu?

Vier Dinge brauchen Sie für das digitalaktive Büro: ein Langzeitarchiv, ein Druck- und ein Scanprogramm und einen Mailconnector. Die DokumentenManager helfen Ihnen dabei, dass das alles aufeinander und auf Ihre Anforderungen abgestimmt wird und funktioniert.

Start mit unserem Langzeitarchiv:

Unabhängig von den derzeit eingesetzten Anwendungsprogrammen im Unternehmen kann sofort gestartet werden. Denn das zentrale Archiv arbeitet unabhängig und auf Dauer. Anwendungsprogramme können sich immer wieder ändern. Dokumente, die 10 Jahre und länger aufbewahrt werden müssen, dürfen nicht von diesen Änderungen betroffen sein. Das Langzeitarchiv sollte unabhängig entsprechend gesetzlicher Vorschriften auf Dauer zur Verfügung stehen.

Das zentral eingerichtete Archiv übernimmt sofort alle Dokumente, die mit automatischen Prozessen beim Eingang oder beim Ausgang erfasst werden. Angefangen z. B. bei den Eingangs- und Ausgangsrechnungen dehnt man Schritt für Schritt die Erfassung auf alle weiteren relevanten Dokumente aus. So wächst das Unternehmen in die digitale Welt hinein, die Anwender werden Zug um Zug auf die Digitalisierung des Büros vorbereitet.

Im Laufe der Zeit wächst das Archiv und seine Aufgaben an, immer mehr Abläufe werden automatisiert und die Dokumente, egal, ob auf Papier oder als Datei, werden zentral gesichert. Hier ist es wichtig, dass die Archivlösung mitwachsen kann. Auf Änderungen bei den Anwendungsprogrammen oder bei immer größeren Datenmengen muss das Archiv stetig und flexibel reagieren können.

Auch wenn später die Datenbank komplett in die Cloud ausgelagert werden soll, muss das ebenso möglich sein, wie der Betrieb auf eigenen Servern. Ebenso ist es wichtig, offene Schnittstellen nutzen zu können, um Anwendungsprogramme anzubinden.

Einkaufsliste für den Einstieg in Ihre Büro-Digitalisierung

Unsere Lösung: [accantum]-Software-Module!

  • E-Mails erfassen und sichern
  • Inhalte analysieren
  • Anhänge extrahieren, Workflow
  • Aufgaben starten
  • Direkter Zugriff aus MS Office
  • Ablage per Mausklick
  • Erfassung / Attribute sofort
  • Komplette Strukturen archivieren
  • Verzeichnis ins Archiv übernehmen, automatische Übernahme, kein manuelles Kopieren mehr
  • Belege automatisch erkennen
  • Inhalte auslesen und auswerten
  • sofort sichern und ablegen
  • Aufgaben starten, Regeln erfüllen
  • Belege aufbereiten, drucken und / oder versenden
  • Übergabe an Drittsysteme, kuvertieren
  • Suche direkt aus Anwen­dungen
  • Suchbegriff markieren und starten
  • Archiv wird durchsucht, Anwendung nicht erst wechseln
  • Komplettes Archiv exportieren
  • Suchmaschine integriert, eigenständig lauffähig, komplette externe Recherche
  • Belege automatisch versenden
  • Benachrichtigungen senden
  • Eskalationsnachrichten senden, intern wie extern
Erfahren Sie hier wie wir Ihnen helfen, Ihre Büroabläufe zu automatisieren…

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